É sempre bom refletir sobre a
administração do tempo e do seu principal instrumento que é a agenda.
De facto, é praticamente
impossível para uma pessoa que tenha vários compromissos por dia, administrar o
seu tempo de forma minimamente eficiente sem uma agenda.
Existem pessoas que se
vangloriam de não usar agenda, contudo uma análise mais detida desses casos
notáveis, porém, vai evidenciar que ou a pessoa não precisa porque tem poucos
compromissos por dia (e dá para se lembrar deles sem necessidade de anotações),
ou alguém gere a sua agenda (uma secretária, por exemplo), ou tem uma memória
anormalmente prodigiosa ou, então, é um desastre na conciliação dos
compromissos cotidianos.
Para a grande maioria, a
agenda é uma ferramenta de trabalho indispensável no dia-a-dia, juntamente com
o relógio e o telemóvel formam o trio básico da administração do tempo. O
relógio, por razões obvias, o telemóvel porque permite lidar de forma
surpreendentemente eficaz com essa importante fonte de perturbação, se não for
bem administrada, que são as ligações telefónicas, disponibilizando os
extraordinários recursos tecnológicos do silencioso, do registro do número de
quem ligou, além da hora da chamada e, suprema sofisticação, da agenda eletrônica
ambulante.
Há agendas de todos os tipos, formas
e tamanhos. Há as de papel e as eletrônicas. As portáteis e as de mesa. As de
mão e as de bolso. Há, até, as de parede, misto de calendário e agenda. Qual é a
melhor? Depende do uso que se pretende dar. Não há um modelo padrão que se
preste a todos os usos. Se se presta bem ao registro dos compromissos do seu
proprietário, é uma boa agenda.
A prática, porém, tem
evidenciado alguns procedimentos mais ou menos disseminados no uso de agendas
que podem ser aperfeiçoados. O principal deles é a utilização das chamadas
agendas diárias, aquelas que vêm com apenas um dia em cada página. Segundo Stephen
R. Covey, no seu best seller “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes”, tece
algumas considerações interessantes sobre a questão:
“A organização com
base na semana possibilita um equilíbrio maior e um contexto mais amplo que o
planeamento diário. Parece haver um consenso cultural implícito de que a semana
é uma unidade de tempo única, completa. O mundo dos negócios, da educação e
muitas outras facetas da sociedade operam dentro do quadro dado pela semana,
determinando certos dias para o trabalho e outros para o relaxamento e a
inspiração.” Covey lembra, inclusive, que a
tradição judaico-cristã reserva um dia em cada sete para descanso, fechando o
ciclo semanal e iniciando o seguinte.
Se o mundo se organiza assim,
semanalmente, a melhor forma, portanto, de programar a distribuição do tempo é
usando um instrumento que permita uma visão panorâmica da semana e, não apenas,
do dia. A visão apenas do dia tende a reduzir o horizonte de programação e a
perspectiva do programador.
Covey destaca que uma boa
programação é aquela que permite dedicar mais tempo à prevenção que à
administração de crises: “Na minha opinião, a
melhor maneira de fazer isso é organizar a sua vida numa base semanal. Pode
continuar a fazer adaptações e ter prioridades diárias, mas a energia
fundamental vai para a organização da semana.”
Bem hajam e bons agendamentos.
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