Gestão do Tempo

Muitas vezes me deparam nas “sessões de coaching” e supervisão de equipas, que uma das dificuldades mais recorrentes é a habilidade de gerir o tempo. É claro que neste âmbito a gestão do tempo em si não existe, o que existe é a habilidade de nos gerirmos a nós próprios nas mais diversas actividades e relações interpessoais. Assim e a pedido de alguns leitores aqui ficam algumas dicas prática para melhorar a sua relação com o tempo.

1. Limpe a sua mesa e planei as actividades do próximo dia.

2. Determine o tempo a ser despendido em cada actividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.

3. Assegure-se de que dimensionou o tempo de forma correcta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.

4. Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto está mais disposto.

Deixe por último, as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.

5. Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas.
Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.

6. Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder a e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, actualizar relatórios etc.

7. Estabeleça horários em que não se permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.

8. Planei as suas ligações telefónicas.

Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber.

Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para isso.

9. Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se o deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.

10. Planei pequenos intervalos de descanso no período em que se costuma sentir menos produtivo.

11. Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.

12. Aprenda a dizer não.

Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?

13. Monitorize como usa o seu tempo e mude conscientemente o seu comportamento.

14. Stress e fadiga raramente são causados pelas actividades realizadas. Geralmente são consequências daquilo que deixamos de fazer.

15. Adquira o hábito de terminar tudo o que planeou naquele dia antes de ir embora para casa.

Valorize o que tem, o que é, a pessoa que está ao seu lado, os amigos que estão perto de si, o emprego que tem, o conhecimento que adquiriu, a sua saúde, o sorriso, enfim tudo aquilo que a vida nos proporciona diariamente para o nosso crescimento individual.

Bem hajam e uma boa gestão do tempo.